e-quine.com; Planning

E-quine.com is een organisatie die opleidingen levert om alles te leren over het paard en zijn gedrag. Dat kan in de vorm van losse cursusdagen of als meerjarige opleiding tot instructeur paard en gedrag. E-quine.com is klein begonnen, met een handvol aan cursussen, instructeurs en locaties, de laatste jaren is de opleiding echter stevig gegroeid, met tientallen locaties, instructeurs en onderwerpen en honderden studenten die honderden keren per jaar in verschillende samenstellingen bij elkaar komen. Om deze trainingen te plannen wordt al sinds het begin gebruik gemaakt van een aantal spreadsheets, dat werkte uitstekend met een paar trainingen per maand en een overzichtelijk aantal studenten, maar de huidige planning was veel te complex geworden om op deze manier betrouwbaar bij te houden.

Samen met het team van e-quine.com hebben we eerst goed gekeken naar het huidige planningsproces en dat in combinatie met een paar gesprekken over doelen, ambities en wensen was voldoende voor het ontwerp van een compleet planning systeem. De nieuwe omgeving is een moderne webapplicatie waar het team van planners snel en overzichtelijk nieuwe planningen kunnen maken en inzicht krijgen in de huidige situatie. De status van locaties, groepen, studenten en instructeurs zijn in een oogopslag te zien en snel aan te passen. Conflicten in de planning of uitval van bijvoorbeeld een instructeur wordt automatisch gesignaleerd zodat tijdig actie kan worden genomen. In de nieuwe omgeving kunnen ook instructeurs makkelijk de eigen planning zien en beschikbaarheid aangeven.

De impact van deze oplossing voor e-quine is aanzienlijk; minder kans op fouten, overzicht van de planning en de mogelijkheid om nog verder te groeien.